Adjoint Administratif - Beauce la Romaine H/F - 28

ACCUEIL
ETAT CIVIL
URBANISME
COMMUNICATION
COMPTABILITE

? Accueil physique et téléphonique
? Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence :
* Capacité d'écoute
* Accueillir le public avec amabilité
* S'exprimer clairement
* Reformuler les demandes
* Recevoir, filtrer et orienter les appels (réception, traitement et diffusion de l'information)
* Gérer les situations de stress et les publics difficiles
* Renseignement sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité : connaître l'organigramme interne
* Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité (propreté du hall, disposition des sièges)
* Inscriptions aux écoles (mise à disposition CCTVL)
* Gestion des mails : traitement et diffusion de l'information
* Réception et enregistrement du courrier à l'arrivée et au départ
* Affranchir le courrier
* Organisation des journées commémoratives
* Envoi des invitations pour la cérémonie des v½ux
* Envoi des invitations pour le repas des personnes âgées
* Transmettre et réceptionner les dossiers de demandes de logement
* Enregistrer et rédiger les actes d'état civil (naissances, reconnaissances, mariages, décès)
* Délivrer les extraits ou copies intégrales dans le respect des règles de la publicité,
* Délivrer les autorisations administratives en matière funéraire
* Accompagnement des administrés dans la nouvelle procédure de délivrance des CNI via la plateforme de l'Agence Nationale des titres sécurisés
* Recensement militaire avec établissement de la liste et délivrance des attestations
* Assurer le suivi et la gestion des dossiers de mariage
* Assister l'officier d'Etat civil lors de la célébration des mariages
* Tenue des registres d'Etat civil et suivi des déclarations des actes :
- apposer les mentions marginales
* Préparer et gérer les registres (ouverture, clôture, rédaction et tenue des tables annuelles et décennales)
* Accueil, information conseil et orientation des particuliers, des pétitionnaires et des professionnels :
* Ecouter et conseiller les demandeurs sur la faisabilité du projet, les démarches à suivre, les documents nécessaires à l'instruction de la demande
* Pré-instruire en lien avec le SADS
* Saisir les dossiers dans les progiciels
* Gestion et suivi des saisines par voie électronique
* Publications panneau lumineux, panneau pocket, site internet
* Mise à jour du site internet
* Affichage
* Gérer les mails : traitement et diffusion de l'information
* Affranchir le courrier
* Organiser les journées commémoratives et manifestations communales
* Envoyer les invitations pour le repas des personnes âgées
* Saisir les informations nécessaires à la réalisation des mandats de paiement