Secretaire Ssiad - Ccas de Chartres H/F - Centres communaux d'Action Sociale

Le Service de Soins Infirmiers à Domicile (SSIAD) du CCAS de la Ville de Chartres, au sein de la Direction de l'Autonomie et des Loisirs Seniors (Pôle Gérontologique), situé 2 rue de l'Automne Ensoleillé à Chartres, accompagne au quotidien les usagers et leurs familles. Pour soutenir ses activités et renforcer l'organisation du pôle, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle, un :

SECRÉTAIRE SSIAD (H/F)
(CATEGORIE C - CADRE D'EMPLOI ADJOINTS ADMINISTRATIFS OU CONTRACTUEL)

Au coeur de l'action quotidienne, le(la) secrétaire contribue au bon fonctionnement administratif du SSIAD : accueil, gestion et suivi des dossiers, coordination logistique, préparation des réunions et appui à la démarche qualité.

Vos missions principales :

- Assurer l'accueil téléphonique et physique, orienter les usagers et transmettre les appels.
- Participer au suivi des dossiers usagers sous délégation des coordinateurs (modifications, mises en liste d'attente, informations de début/fin de prise en charge aux intervenants médico-sociaux).
- Mettre en forme et transmettre le planning hebdomadaire ; gérer les agendas et modalités de déplacements des coordinateurs.
- Rédiger, mettre en forme et diffuser courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.
- Créer et mettre à jour les dossiers des usagers dans le logiciel métier ; recueillir les premiers renseignements administratifs pour les nouvelles demandes.
- Gérer les stocks de fournitures et le matériel administratifs.
- Préparer et organiser les réunions (réservations de salles, feuilles d'émargement, comptes rendus).
- Contribuer aux missions mutualisées du pôle : collecte des éléments de paie, items de facturation des usagers, participation à la démarche qualité.
- Assurer le traitement du courrier (arrivée/départ/interne), le classement et l'archivage ; surveiller le préarchivage et relayer la référente archives.
- Préparer les documents et matériels nécessaires au fonctionnement (dossiers usagers, carnets de bord des véhicules, dossiers nouveaux arrivants) ; relayer la gestionnaire administrative et technique en son absence.
- Participer à la continuité de service et aux manifestations du CCAS ; suivre les indicateurs du plan canicule.

Vous maîtrisez les outils informatiques (Word, Excel, PowerPoint, messagerie) et les logiciels métiers. Vous appliquez avec rigueur les techniques de secrétariat et d'accueil (physique et téléphonique) et connaissez l'environnement des services d'une collectivité. Vous savez organiser, prioriser et assurer un suivi fiable des dossiers et des plannings, ainsi que préparer et rédiger des comptes rendus clairs.

Vous faites preuve de sens du service public, de discrétion et de confidentialité. Doté(e) d'un bon relationnel et d'une réelle qualité d'écoute, vous appréciez le travail en équipe et en transversalité. Votre réactivité, votre sens de l'organisation et votre capacité d'adaptation vous permettent d'assurer la continuité du service, y compris lors de pics d'activité. Une première expérience en structure médico-sociale (SSIAD, CCAS, établissements ou services à domicile) est appréciée.

• Gestion de l'emploi du temps
• Accueil de la clientèle
• Traitement du courrier
• Permanence téléphonique