Coordinateur de Manifestations Protocole - Mairie de Chartres H/F - Communes

La Direction du Rayonnement et du Dynamisme du Territoire - service Évènementiel - pilote et coordonne les manifestations protocolaires de la collectivité. Pour renforcer l'équipe, le service recrute par voie statutaire ou contractuelle un :COORDINATEUR DE MANIFESTATIONS - PROTOCOLE (H/F)(CATEGORIE C- B - REDACTEUR ou ADJOINT ADMINISTRATIF OU CONTRACTUEL)Au coeur de l'action protocolaire, il prépare, coordonne et suit les cérémonies et évènements officiels de la collectivité, accompagne les projets portés par la Ville et Chartres Métropole en lien avec le cabinet du Maire, et gère les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert.Vos missions principales :- Participer à l'élaboration et à l'organisation des évènements protocolaires (cérémonies officielles et commémoratives, défilé républicain, inaugurations).- Piloter, organiser et coordonner ces évènements avec les services supports et prestataires; monter et suivre les dossiers.- Rédiger les déroulés et prompteurs en lien avec la préfecture et les acteurs concernés.- Rédiger et suivre les actes et documents (décisions, conventions, autorisations, courriers, notes organisationnelles, comptes rendus).- Assurer le suivi budgétaire: demandes de devis, bons de commande, traitement des factures; gérer la commande de gerbes.- Animer et participer aux réunions interservices; assurer une diffusion claire des informations.- Être présent sur le terrain lors des manifestations (accueil, coordination, manutention, déplacements) dans le respect des procédures et délais réglementaires.- Enregistrer et instruire les demandes évènementielles liées au protocole; étudier la faisabilité avec les services supports; présenter à l'arbitrage (comité évènementiel) et en assurer le suivi.- Être l'interlocuteur unique des organisateurs et des services supports; accompagner les porteurs de projets (Ville/Chartres Métropole) et autres directions.- Prévoir, rédiger et diffuser l'ensemble des documents nécessaires à la coordination; transmettre la réglementation en vigueur et alerter sur les procédures.- Coordonner les dossiers des salons Marceau et salle Fulbert: réception, instruction, coordination et suivi; lien avec le Responsable Unique de Sécurité et le secrétariat des élus pour les réservations.- Contribuer à la vie du service: réunions hebdomadaires (hôtellerie, moyens généraux), permanence sur l'adresse générique, accueil et renseignement des administrés; relais des dossiers en cas d'absence; appui ponctuel en période de forte activité.

Vous connaissez le fonctionnement des services d'une collectivité et la réglementation applicable aux manifestations sur domaine public et privé. Vous maîtrisez la gestion administrative et financière d'un évènement (devis, commandes, factures) ainsi que les procédures de marchés publics. À l'aise avec les outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et les logiciels métiers internes (ex. ATAL, Civil Net Finances, Doxis, AirsDélib, Outlook), vous produisez des écrits fiables et structurés.Organisé, rigoureux et polyvalent, vous anticipez, priorisez et tenez les délais. Doté d'un excellent sens du service et des relations humaines, vous savez travailler en équipe et en transversalité, faire preuve de diplomatie et de discrétion, et exercer votre devoir de réserve. Disponible pour des interventions en soirée et le week-end selon le calendrier des manifestations, vous êtes à l'aise sur le terrain pour coordonner services et prestataires. Permis B requis.

• Outlook
• Logiciels bureautiques
• Excel
• Compte-rendu
• Rigueur et méthode
• Word
• PowerPoint
• Facturation
• Traitement du courrier
• Contrôle du budget