Conseiller en Démarches - Mairie de Chartres H/F - Communes

Sous le Responsable du pôle Front-Office Service Vie Citoyenne

1.1 Assurer les activités de la cellule Formalités administratives en guichet
- Instruction des demandes de CNI et passeports
- Délivrance de copies ou extraits d'actes figurant sur les registres et certificats divers
- Délivrance de vignettes de stationnement résidentiel et badges d'accès en zone piétonne
- Enregistrement des inscriptions électorales
- Enregistrement du recensement citoyen des jeunes
- Instruction des attestations d'accueil
- Traitement des déclarations d'actes d'état civil (reconnaissances, naissances...)
- Prise des rendez-vous de titres d'identité
- Soutien de la continuité des régies afférentes au service
- Assurer le suivi et l'encaissement des locations de salle
- Soutien à la vie quotidienne
1.2 Missions spécifiques
- Gestion des dossiers de regroupement familial
- Demande de CNI Extérieur
- Suivi des fiches de procédure du service
- Traitement du courrier état civil - dérogation vignettes/badges
- Traitement Multigest (parapheur, courrier)
- Avis d'hospitalisation
1.3 Assurer les activités de Back-Office (État Civil)
- Etablissement des livrets de famille et de leurs duplicatas
- Saisie et l'indexation des actes d'état civil (filiation, mentions) dans l'application COMEDEC
- Mise à jour des actes d'état civil (mentions, transcriptions)
- Gestion des dossiers de mariage et PACS (instruction, auditions, dossiers)

2.1 Compétences Techniques et Administratives
- Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels métiers
- Connaissances réglementaires en matière d'affaires générales et d'état civil
- Connaissances des procédures internes à la collectivité
- Rigueur et précision dans le traitement administratif
- Capacité d'analyse des situations et des demandes formulées
- Gestion du temps de travail
- Transmission des informations
- Sens de l'organisation et rigueur
2.2 Compétences Relationnelles
- Sens de la communication et de l'écoute
- Amabilité, diplomatie, tact et patience
- Qualités relationnelles et disponibilité auprès de ses collègues, de sa hiérarchie et du public
- Maîtrise de soi et gestion du stress
- Discrétion professionnelle absolue
2.3 Compétences Transversales
- Polyvalence (capacité à couvrir les différents domaines du Front-Office)
- Capacité à travailler en équipe dans un esprit de complémentarité et solidarité
- Esprit d'amélioration continue et force de proposition
- Permis de conduire requis (déplacements à prévoir)

• Sens du relationnel
• Amélioration continue
• Gestion du stress
• Gestion des rendez-vous
• Force de proposition
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation
• Patience