Secrétaire Pédagogique du Département Gim H/F - Universite D'orleans

Mission

Au sein du département Génie Industriel et Maintenance (GIM), votre mission consiste à assurer l'accueil, la gestion administrative et à contribuer au suivi de la gestion pédagogique du département.

Activités principales

Assurer l'accueil et la gestion administrative :
Accueillir, informer et orienter les divers interlocuteurs (enseignants, étudiants, intervenants extérieurs et vacataires)
Réceptionner, traiter et diffuser l'information au sein du département (offres de stage, offres d'emplois, demande d'information, .)
Rédiger et transmettre les courriers administratifs et email
Mettre à jour les bases de données dédiées à la gestion
Classement et archivage

Logistique du département :
Assurer la logistique de la structure (documentations, fournitures et les commandes)
Assurer le suivi de la comptabilité du département (contrôle des factures et suivi des bons de commandes) Participer à l'organisation des réunions pédagogiques en présentiel ou sur Teams (calendrier, réservation des salles, dossiers)
Gérer et structurer l'archivage de l'information pour le département sur le réseau informatique ou sur Teams.

Missions annexes à la pédagogie :
Assurer l'interface quotidien avec les étudiants, le suivi journalier des absences
Assister à l'ensemble des réunions et des commissions du département

Gestion administrative des poursuites d'études des étudiants de BUT :
Suivre le devenir des étudiants
Editer les statistiques.

Gestion administrative des stages des étudiants de BUT en formation initiale :
Suivre les conventions de stage des étudiants, planifier les soutenances, assurer un suivi statistique
Promotion / communication :
Participer à l'organisation (achats, installation...) des différentes manifestations du département (JPO, entretiens ParcourSup...) et accompagner les étudiants lorsqu'ils organisent des actions fédératrices

Soutien au développement des Relations Internationales (RI) à l'IUT :
Gérer les candidatures de mobilité étudiante sortante et entrante (programmes ERASMUS, autres...)
Assurer le suivi des étudiants de l'IUT intéressés par une mobilité
Participer à l'organisation d'actions et de manifestations visant à promouvoir les relations internationales Assurer la coordination de l'accueil des étudiants internationaux
Mettre à jour les pages RI du site de l'IUT et contribuer à la coordination avec les services des relations internationales de l'Université

Soutien aux secrétariat pédagogiques des autres Département et au service Scolarité

PROFIL RECHERCHÉ

Formation et expérience professionnelle

Connaître l'organisation et le fonctionnement du département, de l'IUT et de l'Université
Connaitre l'environnement bureautique et maitriser la pratique des logiciels courants
Être capable de communiquer en anglais à l'oral et à l'écrit
Connaître les techniques de secrétariat
Savoir gérer la confidentialité des informations et des données
Savoir restituer et transmettre l'information écrite et orale
Savoir hiérarchiser les tâches et organiser son activité en tenant compte des contraintes et échéances
Utiliser les outils de gestion et les logiciels spécifiques
Maîtriser l'expression écrite, orale et les techniques d'accueil

Compétences et qualités requises

- Savoir rendre compte
- Sens de l'organisation
- Disponibilité
- Polyvalence
- Autonomie
- Rigueur
- Excellent relationnel
- Capacité d'écoute et d'adaptation

Adressez votre lettre de motivation et votre C.V. jusqu'au 24/08/2026

Experience: Débutant accepté

Compétences: Accueillir, orienter, renseigner un public,Classer des documents,Mettre à jour un dossier, une base de données

Langues: Anglais souhaité

Qualification: Employé qualifié

Secteur d'activité: Enseignement supérieur

Liste des qualités professionnelles:
Avoir l'esprit d'équipe : Capacité à travailler et à se coordonner avec les autres au sein de l'entreprise pour réaliser les objectifs fixés.
Faire preuve de rigueur et de précision : Capacité à réaliser des tâches en suivant avec exactitude les règles, les procédures, les instructions qui ont été fournies, sans réaliser d'erreur et à transmettre clairement des informations. Se montrer ponctuel et respectueux des règles de savoir-vivre usuelles.
Faire preuve d'autonomie : Capacité à prendre en charge son activité sans devoir être encadré de façon continue (le cas échéant, à solliciter les autres acteurs de l'entreprise).

• Statistiques
• SGBD
• Sens du relationnel
• Anglais
• Autonomie
• Capacité d'écoute
• Facturation
• Traitement du courrier
• Sens de l’organisation
• Capacité d’adaptation