Contractuel B - Secrétaire Administrative - Secrétariat de Direction H/F - Direction des services judiciaires - CA VERSAILLES

Votre hiérarchiePrésidente du tribunal - Directeur de greffeVos interlocuteurs métiersMagistrats et fonctionnaires Composition et effectifs du serviceLe tribunal judiciaire de CHARTRES est une juridiction de droit commun de première instance en matière civile, pénale et commerciale compétente pour les litiges n'ayant pas été attribués à une autre juridiction.Le tribunal judiciaire de Chartres comprend 28 magistrats du siège, 8 magistrats du parquet et 110 agents répartis sur l'ensemble du département d'Eure et Loir (433 233 hab.). Le site de Chartres (3 bâtiments) regroupe l'essentiel de l'activité et la majorité des fonctionnaires. Un tribunal de proximité est situé à Dreux. Le poste est basé à Chartres.
Vos activités principalesPlacé sous l'autorité du directeur, le titulaire du poste a vocation à assurer des missions de gestion du secrétariat de la présidente:- Gestion de l'agenda du président (prise de rendez-vous, gestion de la boite mail et des appels).- Préparation de projets de courriers pour validation par le président.- Préparation des ordonnances de roulement ou de remplacement des magistrats du siège pour validation par le président.- Gestion des dossiers des magistrats du siège (mise à jour des dossiers, PV installation, CET et congés, arrêts maladies, fixation et suivi des entretiens de déontologie avec déclaration d'intérêts, prise de fonction et des évaluations).- Gestion des attachés de justice et des assistants de justice du siège (recrutement et renouvellement des contrats, gestion des droits à congé).- Gestion administrative des élèves-avocats.- Gestion du logiciel PILOT.- Renseignement des audiences et des changements dans PILOT.- Planning d'occupation des salles dans PILOT.- Gestion des plannings des visioconférences extérieures.- Suivi et contrôle des états de vacations des magistrats à titre temporaire et des magistrats honoraires.- Gestion des ordonnances désignant les membres chargés de la révision des listes électorales.- Gestion de toutes les ordonnances extérieures du président et de la participation des magistrats aux différentes commissions (Permanence électorale notamment).- Élaboration et actualisation de l'annuaire de la juridiction ainsi que des plannings d'occupation des salles.- Organisation de manifestations diverses (audience de rentrée, assemblée générale des magistrats, audience d'installation, réunion conciliateurs, formation magistrats, réception de personnalités, colloques, entre autres).- Organisation de divers évènements en lien avec le CDAD (festival du film judiciaire, nuit du droit).- Comptes rendus des réunions de service et supervision du suivi de ces réunions.- Accueil et organisation des stages étudiant (élaboration du planning, gestion des demandes).- Gestion des demandes et suivi des visites de classes assistant aux audiences correctionnelles.- Diffusion des informations à la juridiction (informations générales, plannings).- Gestion de réservation des véhicules de service pour le siège.- Enregistrement des requêtes dans PORTALIS, préparation des projets d'ordonnance puis notification.

Vos principales compétences à mettre en oeuvreConnaissancesTechniques d'accueil du publicMaîtrise des outils informatiques et des applicatifsConnaissance de l'organisation judiciaireConnaissance des statuts de la Fonction PubliqueMaîtrise des nouvelles technologiesSavoir-faireOrganiser son travailGérer les prioritésRédiger en respectant les règles des écrits administratifsRendre compte à sa hiérarchieContrôler et évaluer l'activité du serviceSavoir-êtreAvoir le sens des relations humainesFaire preuve de discrétion, de disponibilitéUtiliser les données statistiques et les tableaux de bordFaire preuve de polyvalence

• Gestion des rendez-vous
• Capacité d’adaptation